Auf ein Neues! Das kommende Jahr bringt mal wieder viele gesetzliche Neuerungen mit sich. Gerade das Reisekostenrecht ändert sich grundlegend. Welche Änderungen auf Sie und Ihre Mitarbeiter zukommen, haben wir nachfolgend zusammengefasst.
Nur noch bis zwei zählen
Das Reisekostenrecht wird in vielen Punkten einfacher. Insbesondere die Verpflegungsmehraufwendungen sind übersichtlicher gestaltet worden. Das bisherige Drei-Stufen-Modell wird gegen zwei Stufen ausgetauscht. Dabei entfällt die Pauschale für Abwesenheitszeiten von 8 bis 14 Stunden vollständig. Bei einer Abwesenheit von 8 bis 24 Stunden können nun 12 Euro angesetzt werden. Bei mehrtägigen Reisen gilt sowohl am An- als auch am Abreisetag der Satz von 12 Euro, unabhängig von der tatsächlichen Abwesenheitszeit. Sind bei einer solchen Reise ein oder mehrere Tage Aufenthalt eingeschlossen, können an diesen Tagen jeweils 24 Euro als Pauschbetrag für die Verpflegungsmehraufwendungen in Anspruch genommen werden.
Neu definiert wurde auch die Zuordnung des Arbeitnehmers zu einem festen Arbeitsort. Der Begriff „regelmäßige Arbeitsstätte“ entfällt, neu ist jetzt die „erste Tätigkeitsstätte“. Der Gesetzgeber geht nun von einer ersten Tätigkeitsstätte aus, wenn der Arbeitnehmer regelmäßig über einen Zeitraum von 48 Monaten an einem Arbeitsort tätig geworden ist oder der Arbeitgeber ihn fest einer Arbeitsstätte zugeordnet hat. Fehlt eine solche Zuordnung, gilt entweder die Arbeitsstätte als erste Tätigkeitsstätte, die am nächsten zur Wohnung liegt oder an der der Arbeitnehmer ein Drittel seiner wöchentlichen Arbeitszeit oder zwei volle Werktage verbringt. Die Zuordnung ist maßgeblich für die Beantragung der Verpflegungsmehraufwendungen und der Entfernungspauschale.
Immer fleißig Belege sammeln
Jede Ausgabe ist nach wie vor durch einen Beleg nachzuweisen. Dies gilt auch für das Reisekostenrecht. So muss der Arbeitgeber die Gestellung von Mahlzeiten über Bescheinigungen nachweisen. Problematisch kann die Angelegenheit insbesondere dann sein, wenn die Mitarbeiter die Reisekostenabrechnung mit einer Kreditkarte durchführen. Die einzelnen Posten werden zwar in der monatlichen Kreditkartenabrechnung dargestellt, die Belege müssen dennoch vollständig erbracht werden. Nicht jeder Mitarbeiter gehört zu den fleißigen Sammlern und so bleiben einige Posten unbelegt. Um dies zu umgehen, empfiehlt es sich, dem Kollegen eine Karte zur Verfügung zu stellen, mit der er Vergünstigungen zum Beispiel bei Hotelbuchungen in Anspruch nehmen kann, die aber über sein Privatkonto abgerechnet werden. Auf diese Weise werden die Mitarbeiter zusätzlich angehalten, die Belege zu erbringen.
Fazit
Das neue Reisekostenrecht bringt viele Vorteile mit sich. Auch kleine und mittelständische Unternehmen sollten ohne weiteres in der Lage sein, die neuen Richtlinien umzusetzen. Eine ordentliche Buchführung erfordert ohnehin ein gutes Belegwesen.
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