Schon seit langer Zeit regeln Verträge geschäftliche Abmachungen und tragen dabei grundlegend zum Erfolg oder Misserfolg des Unternehmens bei. Jede Geschäftsbeziehung wird durch vertragliche Regelungen definiert, intern und extern. Das Management der Verträge stellt demnach eine wichtige Basis für die Zukunft des Unternehmens und dessen Einkünfte dar. Demnach bietet es sich an, das – oft unübersichtliche – Vertragsmanagement digital zu verwalten. Doch welche Möglichkeiten zur Verwaltung gibt es?
Vorteile der digitalen Vertragsverwaltung
Verträge müssen ständig an die entsprechenden Situationen angepasst werden. Das heißt, die entwickelten Verträge müssen abgewickelt, fortgeschrieben und verwaltet werden. Egal ob Miet-, Kauf-, Kredit,- oder Arbeitsverträge, die Anzahl steigt ständig und eine Papierverwaltung ist müßig. Das digitale Vertragsmanagement erlaubt es, dass alle Berechtigten Zugriff auf die Vertragsdatenbank haben und ermöglicht dem Nutzer eine Keyword-Suche. Somit hat das lange Blättern in den Akten endlich ein Ende gefunden. Ausgelaufene Verträge lassen sich verwalten, speichern und immer und jederzeit aufrufen. Die ausgelaufenen Verträge werden erfasst und erst dann gelöscht, wenn die gesetzliche Frist abgelaufen ist. So muss keine manuelle Kontrolle mehr erfolgen. Firmen an verschiedenen Standorten können Zugriff erhalten, sodass ein schneller Austausch möglich ist. Die digitale Vertragsverwaltung erledigt so gut wie alles von selbst.
Individualisierung der Verträge
Die verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens haben oft unterschiedliche Ansprüche bezüglich des Vertragsmanagement. Auch diese lassen sich mit einer Software individualisieren. Mittels des Programms ist es möglich, Einkaufsverträge zu erstellen, die für Geschäftspartner und Lieferanten benötigt werden. Zudem lassen sich natürlich Verträge für und mit Kunden erstellen. Die Laufzeit der Verträge wird von der Software überprüft und eine Erinnerung wird versendet, so dass die rechtlichen Vorgaben eingehalten werden. Somit wird die Arbeit deutlich vereinfacht und es gerät nichts in Vergessenheit. Firmen können ihr Vertragswesen damit deutlich verbessern. Die individuelle Einstellung des Programms verhilft zu einer vollständigen Übersicht und garantiert die Benutzerfreundlichkeit für die Anwender.
Ein Muss für moderne Firmen
Für moderne Unternehmen ist die digitale Vertragsverwaltung beinahe ein Muss. Längst sind vollgestopfte Aktenordner nicht mehr zeitgemäß und unübersichtlich. Die Aktensuche kostet viel Zeit und ist überflüssig. Zudem bietet die moderne Verwaltung auch für die Kunden und Arbeitnehmer entscheidende Vorteile und einen gewissen Service und Komfort. Demnach ist die digitale Verwaltung unerlässlich, um sicher, einfach, schnell und jederzeit seine Verträge zu verwalten.
IMG: peshkova – Fotolia