Als Unternehmen muss man dafür sorgen, dass Kunden und Geschäftspartner sich gut betreut fühlen. Auch im Zeitalter der neuen Medien ist das Telefon dafür immer noch ein wichtiges Instrument. Kunden und Geschäftspartner wollen gut, schnell und zuvorkommend behandelt werden.
Oft genug gilt das Prinzip: Anruf weg, Kunde weg. Der Weg zur Konkurrenz ist meistens nicht lang. Service und die Beratung am Telefon müssen schnell und problemlos funktionieren, gegebenenfalls auch außerhalb der Öffnungszeiten. Viele Kunden erwarten sogar eine rund um die Uhr Erreichbarkeit. Um dies zu gewährleisten, nutzen zahlreiche Betriebe – kleine Firmen sowie große Konzerne – die Hilfe sogenannter Büro- und Telefondienste. Dadurch können sie verschiedene Arbeitsbereiche an Dritte weitergeben und so die Erreichbarkeit erhöhen. Und das spart Geld.
Abgerechnet wird pro Anruf
Für Einzelunternehmer und Freiberufler oder kleinere Betriebe ist es nicht immer einfach, ständig für ihre Kunden erreichbar zu sein, letztendlich müssen sie gleichzeitig auch neue Kunden akquirieren und ihrem Kerngeschäft nachgehen. Oftmals lohnt es sich aber nicht, für den Telefonservice neue Mitarbeiter einzustellen, diese kosten nämlich auch, wenn das Telefon nicht klingelt. Die Lösung: Man gibt die Aufgabenbereiche an externe Dienstleister ab, die den Telefonservice übernehmen und pro Anruf abrechnen. Nach den Geschäftszeiten, während Mittagspausen oder im Urlaub funktioniert der Telefonservice einfach weiter. Die Dienstleister unterscheiden die eingehenden Anrufe nach den Vorgaben der Auftraggeber, informieren über jeden Anruf per Mail oder SMS und leiten auch zum Beispiel in dringenden Fällen Telefonate an den richtigen Gesprächspartner des Betriebs weiter.
Auch Neukundenakquise kann ausgelagert werden
Auch spezielle Marketing-Aktionen können durch die externen Dienstleister übernommen werden, professionelle Callcenter betreuen Prozesse von der Neukundenakquise über die Beratung bis hin zum Vertragsabschluss. Bei der Auswahl des Call Centers ist natürlich Fingerspitzengefühl gefragt, schließlich vertritt er offiziell das Unternehmen bei Kunden und Geschäftspartners. Einige Telefonservices bieten deshalb eine kostenlose Probezeit an, in der ein Unternehmen den Service erst einmal testen kann.
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